coordinador de stand

El coordinador de stand

Os presento a la figura del coordinador del stand. Alguien a quien suelo echar de menos en algunas ferias y que creo es de gran utilidad para las empresas que exponen.

Quién es

El coordinador de stand o encargado de stand es la persona responsable del stand en una feria. Debe ser la persona interlocutora con la organización de la feria también coordina con decorador, transportista… En pocas palabras, es un “meeting point” pero en persona.

Qué hacechecklist

Un buen coordinador de stand sabe los objetivos que tiene la participación en una feria y, sabiendo que se quiere conseguir, se encarga de calcular el tamaño de stand y personal necesario. Si es necesario personal externo para la feria (azafatas, etc.) esta persona los contrata. Pide pases para todos los participantes, se asegura de que llegue el material, de contratar todos los servicios necesarios de una feria (desde limpieza a electricidad y todo lo demás que sea necesario).

Cuándo se debe nombrar

Cuanto antes mejor, toda la organización previa a la feria es muy delicada y si hay una persona dedicada a ello desde el principio hará que todo sea más sencillo.

Por qué es necesario

En stands de 5m² no es tan necesario, pero en stands mayores, con bastante personal o actividades fuera de la feria paralelas es muy importante que haya una persona responsable de todo el funcionamiento de las distintas actividades. Si uno se encarga del transporte, otro de la luz, otro de la contratación de azafatas… es muy probable que quede algún cabo suelto. Muchas empresas arreglan esto poniendo en copia a medio mundo, no es lo mismo y no funciona. ¿A vosotros no os pasa que cuanta más gente haya en copia con menos atención lees el email? Porque a mí sí, si veo que es para mí y para otros 12 o me mencionan en el email o, la verdad, entiendo que no es tan importante.

Mi pequeño consejo

A la hora de nombrar un coordinador de stand considero vital que:

a) Vaya a la feria

b) Su objetivo principal sea el stand, vender, relaciones públicas, asistencia a eventos… van en un segundo nivel.

¿Por qué digo esto? Porque el encargado del stand tiene que estar en el montaje, con su checklist preparada para comprobar que todo lo del stand está correcto. Debe ser esta persona la que se cerciore de que ha llegado toda la mercancia de la feria. Debe comprobar que todos tienen pase de expositor, que si hay una charla, se lleva el pin adecuado para presentarlo en el proyector… Hay muchas veces que todas estas tareas no colisionan con otros compromisos, pero si fuera este el caso, el stand y su organización debe tener prioridad. Aquí os dejo una pequeña checklist para comprobar que el stand está perfecto.

¿Y vosotros? ¿Tenéis un coordinador de stand?

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