Organizar un evento sin errores

Ya hablamos anteriormente de un evento cuya organización previa y trato con el asistente hizo que, aunque el evento fue un éxito, estábamos seguros de que no íbamos a volver. Lo llamamos cuando un evento va mal antes del evento. Ahora lo hemos llamado organizar un evento para evitar errores, porque es más descriptivo, pero el título que me sale del alma es cuando un evento va mal DURANTE el evento. Desgraciadamente, me ha pasado a mí. ¿Sabéis esa sensación tan Titanic de que algo va mal y sólo puede ir a peor, pero ya no puedes hacer nada por evitarlo? Pues exactamente así. La organización no fue de Thinking Abroad, sólo nos encargábamos de la interpretación, pero estaba allí y creo haber aprendido muchísimo con lo vivido y quiero compartirlo con vosotros, para que todos podamos organizar eventos perfectos o, por lo menos, esquivando unos cuantos errores.

en un evento internacional recomienda el uso de cabinasLa recepción de los asistentes fue un éxito: exceptuando unos pocos, todos llegaron con anterioridad, entregamos los auriculares a los internacionales que iban a necesitar interpretación sin pedir a cambio el DNI ni el nombre para apuntarlo junto con el número de auricular. La persona responsable del sonido de interpretación estaba un poco nerviosa con esta política, pero eran pocos (ocho personas) todos médicos cirujanos y el evento era muy “stylish”, el anfitrión no quería que se molestase con esto a sus invitados y realmente no hubo problemas con los auriculares (menos mal…). Pero el del sonido estuvo super pesado contando auriculares en todo momento y molestando realmente a los invitados, algo que creo no habría molestado tanto si les pedimos el DNI. ¿Qué haría yo en futuros eventos? Si el anfitrión no quiere que las personas que usan los auriculares para oír la interpretación simultánea tengan que entregar su DNI, se le pide el pago por adelantado (en concepto fianza) equiparable al precio de perder el 20% de los auriculares entregados.

Aunque el evento se organizaba en un edificio maravilloso, la sala no invitaba a quedarse. Estaba situada en el sótano, no tenía luz natural, era pequeña y el techo era bajo. Tal vez no fuera bajo, pero como no había ventanas y el seminario duró todo el día, tenías la impresión de que la sala menguaba conforme pasaban las horas. Las sillas eran muy normales. Cabíamos bien, pero el espacio entre la última fila de espectadores y la mesa de las intérpretes no llegaba a los dos metros. ¿Qué haría yo en futuros eventos? Recomendar muy vivamente la instalación de cabinas para las intérpretes y en el caso de que sean pocos asistentes internacionales, con lo que la inversión a lo mejor no compense, recomendar una separación de, al menos, cinco metros entre las intérpretes y la última fila de asistentes y, si esto no es posible, advertir que las últimas filas pueden oír a las intérpretes.

Antes de un evento comprueba siempre el audio y el vídeoEl gran problema fue el sonido. La frecuencia del sonido de la interpretación se montaba con las luces de la sala (suena a ciencia ficción, pero pasó de verdad). Esto provocó que el técnico de sonido se tuviera que quedar toda la mañana y lo peor fue que los asistentes no pudieran oir las primeras ponencias en inglés. ¿Qué haría yo en futuros eventos? Preguntar si ya antes se han celebrado eventos internacionales en esa sala y qué tipo de interpretación se usó. Si es posible, ver qué empresa se encargó del sonido de la interpretación, para contratarla directamente con ellos que ya conocen el lugar. Si no ha sido así, incluir de antemano el coste de una jornada de un técnico de sonido responsable de la interpretación y explicar por qué se incluye ese coste.

Parte de las ponencias se retransmitían desde una sala adjunta y por cable se hacía llegar el vídeo y el audio a la sala donde estaban los asistentes. ¿Qué pasó? Que el audio no llegaba… Al final tenías al ponente con un teléfono móvil llamando a otro móvil que estaba conectado al sistema de sonido de la sala con los asistentes y así oímos a los oradores. La situación era kafkiana porque cuando se quería hacer una pregunta al orador se desconectaba el móvil del sistema de sonido de sala y se usaba como teléfono normal y para oír su respuesta se volvía a conectar. ¿Qué haría yo en futuros eventos? El equipo de sonido y audio se subcontrató. Exigiría a la empresa a la que contrate para hacer esto que el día antes haga un ensayo general para que durante el evento todo funcione perfectamente.

Finalmente, debido a los problemas con el sonido, pero también porque la agenda era muy ambiciosa, no se pudo celebrar todo el evento en el horario previsto, porque se alargó demasiado (yo me fui una hora después de la hora de cierre oficial y les quedaba muchísimo aún). ¿Qué haría yo en futuros eventos? Confirmar con dos personas independientes que la agenda es viable, que se puede llevar a cabo y explicar las consecuencias de un exceso de horas de interpretación y la conveniencia de, a lo mejor, contratar otro intérprete más si la reunión se va a extender indefinidamente.

¿Qué pasa con todos estas recomendaciones que hago por la experiencia vivida? Que suben el precio… Informado el cliente y bajo su propia responsabilidad hay cosas que se pueden pasar, pero… ¿todas? ¿Le compensa a Thinking Abroad organizar un evento en el que haya muchas cosas dejadas al azar? Ahí está el dilema…

Espero vuestras experiencias y recomendaciones para Thinking Abroad. ¡Gracias por seguirnos!

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