Limpieza de primavera – limpieza en la empresa


Recuerdo perfectamente de niña el momento de la gran limpieza de la casa, la limpieza de primavera. Se lavaban cortinas y todos los cojines del sofá, se movían muebles, se sacaban de la estantería todos los libros para limpiar y se limpiaban con esmero los cristales de las ventanas y las persianas. De esta forma la casa estaba preparada para la primavera. Limpia y reluciente. 

La limpieza de primavera era algo muy importante. Se ponía fecha y todos en la casa sabíamos que ese día era el Día de la Limpieza.


Me he dado cuenta que es necesario hacer algo parecido en la empresa. No me refiero a la limpieza del polvo y de las cortinas (aunque también hay que hacerla) sino a la limpieza de los ordenadores. Por eso, hemos establecido el Día de la Limpieza de Primavera (DLP) en Thinking Abroad.

En el día a día vamos muchas veces con prisa y, aunque tengamos el mejor de los planes para organizar todos los archivos, al final hay muchos que se acumulan en el escritorio. También hay muchos emails que se leen rápidamente y no se archivan en la carpeta correspondiente. Muchas veces, aunque se abren y se leen los adjuntos, no se guardan en el fichero adecuado.
© Konstantin Yuganov – Fotolia.com
Tengo que decir que estoy hablando por mí, que a mí me ocurre esto y que se me acumulan los documentos y ficheros que debería tener ya archivados. Estoy segura que una persona más organizada que yo (que hay muchas) no le pasaría o no con tanta frecuencia.

Por todos estos motivos, he establecido el día de la Limpieza de Primavera cada dos meses el día cinco (en mí caso tiene que ser un día determinado, porque no me gusta nada ordenar y es una manera de obligarme a hacerlo) donde hacemos las siguientes tareas:

1. No abrimos el correo durante dos horas

Casi todo puede esperar un par de horas. Por ello, para dedicarnos de verdad estas dos horas a la limpieza y ordenación de nuestra empresa, estas dos horas son sagradas. No es tiempo que pierdes de contacto con clientes y proveedores. Es tiempo que ganas, pues si tienes cada cosa guardada en su lugar, es más fácil encontrar la información y dar respuesta a tus clientes y proveedores rápidamente.

2. El escritorio

Todo empieza por el escritorio, que está hasta arriba de ficheros que deberían estar guardados en otras carpetas. Durante el Día de la Limpieza de Primavera vemos todos los ficheros que tenemos en el escritorio y los guardamos en su lugar.

3. El correo

Para las personas no muy organizadas como yo, siempre hay un correo que queda traspapelado. Por ello, siempre creo carpetas. El problema es archivar los correos en las carpetas correspondientes cuando llegan. Personalmente, a veces lo hago, pero otras voy con tanta prisa que no, especialmente se me olvidan archivar los correos que yo envío. Por eso, la segunda tarea es archivar los correos es sus carpetas correspondientes.

4. Los proyectos entregados

En nuestra empresa, los proyectos entregados y finalizados se archivan en un disco duro externo y se eliminan del ordenador, para no ocupar tanto espacio. En el caso de traducciones, se guardan como documentación adicional dentro de nuestro programa TAO, para que, en futuros proyectos con el mismo cliente o en el mismo sector, usemos la misma terminología que ya utilizamos antes.  En este día, archivamos estos proyectos y los guardamos en el disco duro externo.

5. Las carpetas

Las carpetas las creo según mi necesidad, pero tengo la sensación de que las carpetas tienen una tendencia a quedarse definitivamente que no me gusta nada. Por eso, en este día veo las carpetas, pienso en mis necesidades actuales y analizo si debo cambiar la ordenación teniendo en cuenta mi actividad actual.

6. Limpiar cajones

Ya fuera del ordenador, queda ordenar cajones, donde se acumulan papeles que en su momento guardaste por un buen motivo, pero que ahora ya no tiene sentido guardarlos. En este día, tiro aquéllos que ya no tienen validez y los más importantes los escaneo y guardo en el disco duro externo y el papel físico lo guardo en el archivo. Os tengo que decir que ya podría aplicarme el cuento en la parte privada y tirar de vez en cuando los miles de papeles que llenan mi cartera…

Y esto es lo que hago para mantener el orden en el trabajo. ¿Tenéis algún consejo para mí?

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