Cuatro razones para enviar una encuesta tras un evento

Bueno, primero de todo, ¡ya nació Clara! Así que ¡a volver al trabajo!

Como novedad para este nuevo año 2013 quería introducir una nueva categoría: la gestión de eventos. Mi experiencia en el mundo de las ferias me ha hecho ver que, normalmente, la persona que organiza la participación en una feria, también se encarga de organizar eventos dentro de su empresa. Desde la reunión anual con distribuidores a un torneo de golf para hacer networking, etc. Por ello, creo que los lectores de este blog encontrarán este tipo de post interesantes y útiles en su quehacer diario.

Y empezamos por las encuestas. Es empezar un poco por el final, lo sé, pero es algo que se suele dejar de lado y considero que es muy útil, efectivo y con unas muy sencillas herramientas online que veremos más adelante, muy fácil. 

Ahora explico las razones a mi juicio más importantes para enviar una encuesta a los participantes tras la organización de un evento profesional.

1. Mejorar aspectos para futuros eventos.


La razón principal para enviar una encuesta. Podemos recibir “tips” que nos ayuden a mejorar muchos aspectos, desde la organización general a los detalles finales. Esto es especialmente importante si la organización fue un encargo (es decir, nos han pagado por organizar el acontecimiento) o si los participantes tuvieron que pagar por asistir. En general, todos somos más críticos con las cosas que nos cuestan dinero, pero también estamos más dispuestos en estos casos a “perder” nuestro tiempo rellenando una encuesta. En una feria, una de las encuestas se preguntaba por qué, siendo la feria profesional, se anunciaba en marquesinas de autobuses por la ciudad. Cuando hubiera tenido más sentido para un evento profesional anunciarse exclusivamente en los medios profesionales del sector. Es una opinión, muy debatible, pero me pareció una sugerencia muy buena, que nunca habríamos recibido si no llega a ser por las encuestas.

2. Saber la opinión de los asistentes sobre este tipo de evento.


Pongamos un caso imaginario: trabajamos en una empresa que todos los años organiza una reunión anual con sus distribuidores europeos. La reunión dura dos días, se les paga el avión (turista) y una noche de hotel. Durante la reunión hay una serie de charlas sobre nuevos productos y novedades en productos ya conocidos en el mercado y por la noche se organiza una cena con todos los distribuidores. Un año, enviamos una encuesta y de esta forma nos enteramos: de que las charlas son muy largas y parecidas a las del año anterior, que la cena le gusta a todo el mundo, menos al distribuidor de Italia, que es vegetariano y siempre hay un plato de carne y que ciertos distribuidores preferirían que se les diese la opción de quedarse una noche más, aunque tuviesen que pagarla ellos, para poder coger un vuelo directo de vuelta a casa. Bueno, esta información la podemos conseguir gracias a nuestras encuestas y hacer nuestras reuniones con distribuidores más atractivas para todos.

3. Complementario a la autocrítica.


Las encuestas no significan que no haya que evaluar dentro de la empresa cómo fue el evento, en absoluto, pero nos pueden abrir los ojos ante ciertos aspectos que no habíamos considerado en su totalidad. Trabajaba en una feria en Londres que cambió de recinto. El cambio fue un éxito en número de expositores y visitantes y el equipo de la dirección estaba muy contento con el resultado… hasta que recibieron las encuestas. Allí se vió que en el nuevo recinto no había suficientes restaurantes y bares y los sandwiches desaparecían a las 11 de la mañana, que las colas en los aseos eran de más de 15 minutos, que era casi imposible coger un taxi en la zona y otros “detallitos” que hicieron que muchos expositores y visitantes decidiesen no volver a participar en esta feria si seguía celebrándose en ese recinto.  

4. Aprender de las sugerencias.


Cuando se cambió el libro del manual del expositor en papel por el manual del expositor online, un participante me sugirió que incluyésemos un pdf con toda la info para que aquéllos que quisiesen leerlo en papel pudiesen hacerlo. Me pareció una sugerencia magnífica que siempre que he podido he intentado llevar a la práctica, porque es verdad que seguimos leyendo con más atención el papel que la pantalla. 

Y éstas son las principales razones que esgrimo para defender el envío de encuestas tras un evento. ¿Tenéis alguna otra? ¿Alguna razón para no enviarlas?

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